Criando Custom Objects no HighLevel para Gestão de Contratos

Como Implementar Custom Objects no HighLevel 2025: Guia Definitivo Passo a Passo

Tempo estimado de leitura: 30–45 minutos

Principais insights

• Em 2025, Custom Objects está disponível na maioria dos planos — permite estruturar dados relacionais fora dos campos padrão de contato.
• Um Custom Object pode possuir múltiplos registros vinculados a um mesmo contato (ex.: contratos históricos).
• Workflows devem ser disparados por gatilhos de Custom Object para acessar com segurança as variáveis do objeto.
• Snapshots e importação CSV são as formas recomendadas para migrar ou replicar essa estrutura entre contas.

Sumário

• Introdução
• O que você vai construir
• Pré-requisitos obrigatórios
• Arquitetura da solução
• Tutorial passo a passo completo
• Textos, campos e configurações recomendadas
• Testes obrigatórios antes de usar
• Erros comuns e como evitar
• Como escalar isso para clientes ou múltiplas contas
• Próximos passos recomendados
• FAQ

Introdução

Neste tutorial, você aprenderá a arquitetar e implementar Custom Objects (Objetos Personalizados) no HighLevel para gerenciar estruturas de dados complexas, como contratos de coaching, inventário ou processos de onboarding. Com as atualizações de 2025, essa funcionalidade saiu dos planos "Pro" e agora é acessível para escalar operações em qualquer nível de assinatura.

Destinatários: donos de agências e operadores de CRM que precisam ir além dos campos padrão de contato.

Problema resolvido: fragmentação de dados — parar de usar planilhas externas e trazer essa inteligência para dentro do CRM.

Autor: Lucas Dantas (Equipe Magnetic Flows) — Status: Atualizado para a versão 2025 do HighLevel.

O que você vai construir

Você construirá uma estrutura de dados relacional chamada "Membria Coaching" que funciona separadamente do registro do contato, mas está vinculada a ele. Diferente de Custom Fields, um Custom Object permite múltiplos registros por contato (ex.: três contratos diferentes) e vinculação a automações específicas.

Casos de uso: gestão de apólices de seguro, rastreamento de entregas, gestão imobiliária, controle de assinaturas high-ticket.

Pré-requisitos obrigatórios

1. Acesso à Subconta (Sub-account): esteja logado no nível da subconta, não na visualização de agência.
2. Permissões de Admin: usuário com permissão total para acessar Settings.
3. Versão da Conta: interface atualizada do HighLevel (v2, 2025). Verifique atualizações em Labs se necessário.
4. Plano HighLevel: confirme que seu plano suporta criação de novos objetos (limites variam entre Starter e Unlimited).

Arquitetura da solução

A solução será composta por três pilares interconectados:

1. O Objeto (Database): "Membria Coaching" com campos: Nome do Plano, Data de Início, Duração e Status Ativo.
2. A Associação (Relacionamento): configuração que permite que este objeto "converse" com o objeto padrão Contacts.
3. A Automação (Logic): Workflow que monitora alterações no objeto (ex.: quando o status muda para "Ativo") e dispara comunicações personalizadas.

Fluxo Lógico: Operador cria/atualiza Membria → Trigger no Workflow dispara → Email enviado com dados do objeto → Sistema aguarda expiração.

Tutorial passo a passo completo

Siga rigorosamente a ordem abaixo. Não pule etapas de configuração de chaves ou associações.

1. Acesse sua subconta no HighLevel. No menu lateral esquerdo inferior, clique em Settings (Configurações).
2. No menu de configurações (coluna esquerda), localize e clique em Custom Objects.
3. No canto superior direito da tela de Custom Objects, clique no botão azul Create Custom Object.
4. Defina a Identificação do Objeto:
   • Name: Membria Coaching
   • Plural Name: Membrias Coaching
   • Description: Rastreamento de contratos ativos e histórico de alunos.
5. Defina o Primary Display Field:
   • Field Label: Nome do Contrato
   • Data Type: Selecione Text.
   • Clique em Create para gerar a estrutura base.
6. Clique na aba Fields dentro do objeto recém-criado.
7. Clique em Add Field para criar o campo de tipo de plano:
   • Type: Dropdown (Single Select).
   • Name: Tipo de Plano.
   • Values: Adicione opções como Bronze, Prata, Ouro.
   • Clique em Save.
8. Clique em Add Field para a data de início:
   • Type: Date.
   • Name: Data de Início.
   • Clique em Save.
9. Clique em Add Field para a duração:
   • Type: Number.
   • Name: Duração em Meses.
   • Clique em Save.
10. Clique em Add Field para o status:
    • Type: Checkbox (ou Boolean/Switch dependendo da UI).
    • Name: Contrato Ativo?.
    • Clique em Save.
11. Vá para a aba Associations (ainda dentro da configuração do objeto).
12. Clique em Create Association.
13. No dropdown "Select Object", escolha Contacts. Isso é crucial para que o objeto apareça dentro do perfil do cliente. Clique em Save.
14. Volte para o menu principal da subconta (saia de Settings) e clique em Contacts.
15. Abra um contato de teste. Role a coluna da direita (ou aba central, dependendo do layout) até encontrar a seção Membria Coaching.
16. Clique em + Add Record dentro do contato para testar a criação manual. Preencha os campos e salve.
17. Agora vamos automatizar. Vá para Automation > Workflows > Create Workflow > Start from Scratch.
18. Clique em Add New Trigger.
19. Pesquise por "Custom Object" e selecione Custom Object Updated (ou Created, dependendo do objetivo. Neste tutorial usaremos Updated).
20. Em Filters, selecione:
    • Object: Membria Coaching
    • Field: Contrato Ativo?
    • Operator: Is
    • Value: True (ou Checked).
    Salve o Trigger.
21. Adicione uma ação Send Email.
22. No corpo do email, use os Custom Values. Atenção: não use valores de contato. Vá em Custom Values > Membria Coaching > selecione Tipo de Plano.
23. Configure o Action Name como "Email de Boas Vindas". Salve a ação.
24. Adicione uma ação de Wait. Configure para 30 dias (exemplo).
25. Ative o Workflow (botão Publish) e clique em Save.

Textos, campos e configurações recomendadas

Para padronização e evitar typos que quebram automações, use as seguintes nomenclaturas:

Nomenclatura de Campos (Internal Key vs Label):

• Label: Data de Renovação → Key recomendada: data_renovacao
• Label: Valor do Contrato → Key recomendada: valor_contrato

Exemplo de Copy para Email com Variáveis:

"Olá {{contact.first_name}},
Parabéns por iniciar seu plano {{custom_object.membria_coaching.tipo_de_plano}}.
Nosso sistema registra que seu início foi em {{custom_object.membria_coaching.data_de_inicio}}.
Este contrato tem duração de {{custom_object.membria_coaching.duracao_em_meses}} meses.
Atenciosamente,
Equipe Magnetic Flows."

Observação: A sintaxe exata {{custom_object...}} pode variar ligeiramente. Sempre use o seletor de "tag" (ícone de etiqueta) dentro do editor de email para garantir a referência correta ao objeto.

Testes obrigatórios antes de usar

Valide estes três cenários; o HighLevel não avisa se uma variável estiver vazia.

1. Teste de Criação Manual: Crie um registro dentro de um contato. Saia da página e volte. O registro persiste?
2. Teste de Disparo (Trigger): Com o Workflow publicado, altere o status de um registro de teste para "Ativo". Verifique o "Execution Log" no Workflow.
3. Teste de Renderização de Variável: Envie o email de teste para você mesmo. Verifique se as variáveis aparecem corretamente.

Erros comuns e como evitar

Erro 1: Trigger não dispara

Causa: Configurar o Trigger para "Contact Changed" em vez de "Custom Object Changed".

Solução: Use gatilho específico do objeto Membria.

Erro 2: Variáveis em branco no Email

Causa: Usar variáveis de Custom Object em um workflow iniciado por um gatilho de Contato (ex: Tag Added).

Solução: Iniciar o workflow a partir do objeto ou garantir que o sistema saiba qual registro do objeto deve ser lido.

Erro 3: Não conseguir ver o Objeto no Contato

Causa: Esquecer de configurar a Associação.

Solução: Vá em Settings > Custom Objects > Associations e garanta que Contacts está listado.

Como escalar isso para clientes ou múltiplas contas

1. Snapshots: Custom Objects são transferíveis via Snapshots. Ao criar o Snapshot, selecione o objeto "Membria Coaching" e o Workflow associado.
2. Mapeamento na Importação: Ao carregar o Snapshot em uma conta de cliente, o HighLevel criará a estrutura automaticamente.
3. Importação de Dados CSV: O HighLevel permite importar CSVs diretamente para Custom Objects. Use Contacts > Bulk Actions ou Import e mapeie colunas para os campos criados.

Próximos passos recomendados

1. Relatórios (Dashboards): Em Reporting, crie um Widget que conte registros "Membria Coaching" com status "Ativo".
2. Formulários: Use campos de Custom Objects em formulários para popular o objeto automaticamente no onboarding.
3. Dica Magnetic Flows: Comece simples, valide o fluxo e só depois relacione objetos entre si (ex.: Membria vinculado a "Turma").

FAQ

Perguntas:

• Como garantir que o Workflow consiga ler os dados do Custom Object?
• O que fazer se as variáveis chegarem em branco no email?
• Posso importar registros via CSV?
• Como replicar isso para múltiplas contas de clientes?

Como garantir que o Workflow consiga ler os dados do Custom Object?

O workflow deve ser iniciado por um gatilho de Custom Object (ex.: Custom Object Updated/Created) e os filtros devem apontar explicitamente para o objeto Membria Coaching e o campo desejado (ex.: Contrato Ativo?).

O que fazer se as variáveis chegarem em branco no email?

Verifique: (1) a associação entre Contato e Objeto no momento do disparo, (2) se o Workflow foi iniciado pelo objeto correto, (3) se o campo utilizado existe e está preenchido no registro específico. Use envios de teste e o Execution Log.

Posso importar registros via CSV?

Sim. Use a funcionalidade de importação em Contacts > Bulk Actions ou a aba de Import para mapear colunas do CSV aos campos do Custom Object.

Como replicar isso para múltiplas contas de clientes?

Crie um Snapshot incluindo o Custom Object e o Workflow. Ao carregar o Snapshot na conta do cliente, a estrutura será recriada. Para dados, utilize importação CSV mapeada para os campos do objeto.