Crie Sua Automação de Leads com Smart Send no HighLevel
Como Implementar Automação de Leads com IA e Smart Send no HighLevel (Guia Completo 2025)
Tempo de Implementação: 20–30 minutos
Principais insights
- Combinar o AI Workflow Builder com o recurso Smart Send permite enviar e-mails no momento ótimo para cada lead, aumentando taxas de abertura.
- O fluxo gerado por IA reduz o tempo de setup em até 80% ao criar lógica de ramificação e delays automaticamente.
- Valide autenticação de domínio (SPF/DKIM/DMARC) antes de testar para evitar envios para SPAM e garantir eficácia do Smart Send.
- Testes com contatos reais e monitoramento de "Execution Logs" são essenciais para confirmar que o Smart Send está agendando (Pending/Scheduled) corretamente.
Sumário
- Pré-requisitos obrigatórios
- Arquitetura da solução
- Tutorial Passo a Passo Completo
- Textos, campos e configurações recomendadas
- Testes obrigatórios antes de usar
- Erros comuns e como evitar
- Como escalar para clientes ou múltiplas contas
- Próximos passos recomendados
- Atenção (nota sobre versões 2025)
- FAQ
Pré-requisitos obrigatórios
Antes de iniciar, certifique-se de que sua subconta (Sub-account) possui os itens abaixo. Sem eles, o tutorial não funcionará.
- Plano HighLevel Compatível: Necessário plano que suporte "Conversation AI" e "Email Premium" (LC Email) para funcionalidades de Smart Send.
- Domínio de E-mail Autenticado: Registros SPF, DKIM e DMARC validados em Settings > Email Services. Sem isso, o Smart Send terá baixa eficácia e e-mails podem cair em SPAM.
- Calendário Configurado: Pelo menos um calendário ativo em Settings > Calendars para onde os leads qualificados serão enviados.
- Permissões de IA: Verifique em Settings > Labs ou Account Settings se os recursos de IA Generativa para Workflows estão habilitados (depende da versão de rollout).
Arquitetura da solução
A estrutura técnica do fluxo segue a lógica abaixo:
- Trigger (Gatilho): Tag adicionada (oportunidade-aberta) ou Formulário enviado.
- Ação 1 (AI Generation): Construção do esqueleto lógico pelo AI Workflow Builder.
- Ação 2 (Comunicação): E-mail de boas-vindas com Smart Send ativado.
- Ação 3 (Wait/Espera): Janela de tempo para resposta.
- Ação 4 (Condicional If/Else): Verificação binária (Respondeu? Sim/Não).
- Ação 5 (Conversão): Link de agendamento ou SMS de recuperação.
Tutorial Passo a Passo Completo
Siga rigorosamente a numeração abaixo. Não pule etapas.
Fase 1: Geração da Estrutura com IA
- Acesse sua subconta no HighLevel e clique em Automation no menu lateral esquerdo.
- Clique no botão azul + Create Workflow no canto superior direito.
- Na tela de seleção de modelos, localize e clique na opção AI Generate Workflow (ou "Build with AI"). Nota: Se não aparecer, verifique se sua conta tem créditos de IA habilitados.
- No campo de prompt da IA, seja específico. Digite ou cole:
"Crie um workflow de nutrição de leads imobiliários. Quando uma tag 'novo-lead' for adicionada, envie um e-mail de boas-vindas. Aguarde 2 dias. Se o lead respondeu ao e-mail, envie um SMS convidando para uma visita. Se não respondeu, envie um segundo e-mail de follow-up."
- Clique em Generate. O sistema levará cerca de 10 a 30 segundos para desenhar o fluxo.
- Revise a estrutura visual gerada. Verifique se os blocos Trigger, Email, Wait, If/Else e SMS estão presentes e conectados logicamente.
Fase 2: Configuração do Smart Send e Conteúdo
- Clique no primeiro bloco de Email para abrir o editor lateral.
- Preencha o "From Name" e "From Email".
- No campo "Subject", use uma linha de assunto persuasiva (veja a seção de Textos abaixo).
- No corpo do e-mail, escreva sua copy ou use o assistente de IA (Content > AI Email).
- Configuração Crítica (Smart Send): Role as configurações do e-mail até encontrar a seção Sending Options ou Schedule Options.
- Selecione a opção Optimize Send Time (Smart Send).
Explicação Técnica: O HighLevel analisará metadados para segurar esse e-mail e dispará-lo apenas no horário de maior probabilidade de abertura daquele contato específico nas próximas 24h.
- Clique em Save Action.
Fase 3: Refinamento da Lógica Condicional
- Clique no bloco Wait (Espera). Certifique-se de que está configurado para "Time Delay" de 2 dias (ou 48 horas). Salve.
- Clique no bloco If/Else (Condicional).
- Nomeie o branch (ramo) como "Respondeu ao E-mail?".
- Na configuração da condição, selecione:
- Segment: Contact Reply
- Operator: Is
- Value: True (ou selecione o passo do e-mail anterior se o sistema pedir especificidade).
- Alternativamente, use a condição: Last Email Status > Replied. Clique em Save Action.
Fase 4: Conversão e Pipeline
- No caminho "YES" (lado esquerdo do If/Else), adicione uma ação Update Opportunity.
- Selecione seu Pipeline de Vendas e mova o status para "Em Negociação" ou "Qualificado".
- Adicione uma ação SMS logo abaixo. Insira uma mensagem curta: "Oi {{contact.first_name}}, vi que você respondeu. Podemos agendar uma call rápida? Aqui está meu link: [Link do Calendar Trigger]"
- No caminho "NO" (lado direito), adicione uma ação Send Email. Este será seu follow-up de recuperação. Não use Smart Send aqui se for urgente, ou use se quiser maximizar a chance de reengajamento.
Fase 5: Publicação
- Vá para Settings (dentro do Workflow) e defina "Allow Re-entry" como OFF (para evitar spam no mesmo lead) e defina o fuso horário (Timezone) correto da sua conta.
- No topo da tela, altere o botão de "Draft" para Publish.
- Clique em Save no canto superior direito.
Textos, campos e configurações recomendadas
Prompt para o AI Workflow Builder:
"Workflow de qualificação inbound. Gatilho: Form Submitted. Ação 1: Email com Smart Send. Espera: 1 dia. Condição: Contact Replied. Se Sim: Create Task (Ligar para Lead). Se Não: Email Follow-up."
Configuração do E-mail 1 (Boas-vindas):
- Assunto: {{contact.first_name}}, sobre sua solicitação
- Corpo: "Olá {{contact.first_name}}, recebi seu interesse no projeto. Tenho uma dúvida rápida para podermos avançar: você prefere atendimento via Zoom ou WhatsApp? Aguardo. [Assinatura]"
Nomes dos Estágios do Pipeline:
- Novo Lead (Entrada)
- Tentativa de Contato (Automação rodando)
- Respondeu/Engajado (Movido pelo Workflow)
- Agendado (Conversão final)
Testes obrigatórios antes de usar
Nunca coloque tráfego real sem validar o Smart Send.
- Crie um Contato de Teste: Vá em Contacts e crie um usuário com um e-mail pessoal seu (ex: Gmail) e seu número de celular.
- Adicione a Tag de Gatilho: Adicione a tag novo-lead (ou a que você definiu no passo 4) a este contato.
- Monitore o Execution Log:
- Volte ao Workflow e clique em Enrollment History ou Execution Logs.
- Você deve ver seu contato entrando.
- Importante: Se o Smart Send estiver ativo, o status do e-mail ficará como "Pending" ou "Scheduled" e não "Sent" imediatamente. Isso prova que a IA está calculando o horário.
- Teste da Resposta: Quando receber o e-mail, responda-o. Verifique se, após o tempo de espera do workflow, o sistema moveu você para o caminho "YES" e atualizou o pipeline.
Erros comuns e como evitar
- E-mail preso em "Scheduled" para sempre: Ocorre se o Smart Send não tiver dados suficientes e a janela de envio do workflow estiver muito restrita (ex: enviar apenas das 9h às 10h). Solução: Em Settings do Workflow, deixe a janela de envio mais ampla (ex: 8h às 20h).
- IA gerou passos desconexos: Às vezes a IA cria o passo "Wait" depois da verificação de resposta. Solução: Sempre revise visualmente. A ordem lógica deve ser: Envio → Espera → Verificação.
- Trigger não dispara: Verifique se a Tag usada no teste é exatamente igual (maiúsculas/minúsculas) à definida no Trigger do Workflow.
Como escalar isso para clientes ou múltiplas contas
- Converta em Snapshot: Salve este Workflow (junto com o Pipeline e E-mails templates) em um Snapshot da agência.
- Use Custom Values: Substitua links de calendário e nomes de remetente por Custom Values no HighLevel. Ao implantar em um novo cliente, você só altera valores globais, sem editar o workflow.
- Venda o Recurso: Posicione isso como "IA Preditiva de Engajamento". Cobre um setup fee pela implementação do Smart Send, pois aumenta comprovadamente o ROI do cliente.
Próximos passos recomendados
- Implemente Conversational AI: Substitua o SMS manual por um bot de IA (configurado em Settings > Conversation AI) para agendar a reunião automaticamente quando o cliente responder.
- Integre Leitura de Imagens: Se o seu nicho permite (ex: Odontologia, Reformas), configure o bot para analisar fotos enviadas pelo lead no chat e responder com orçamentos prévios.
- Dashboard de Atribuição: Crie um Dashboard customizado para monitorar quantos leads o Smart Send está recuperando comparado aos envios tradicionais.
Atenção
Este tutorial utiliza recursos avançados atualizados em 2025. Se sua interface estiver diferente, verifique se você está na versão "New Workflow Builder" e se os "Beta Labs" estão ativados em sua conta de agência.
FAQ
Perguntas rápidas:
- Por que meu e-mail fica em "Pending" ou "Scheduled" em vez de "Sent"?
- A opção AI Generate Workflow não aparece — o que fazer?
- O que fazer se o trigger por tag não dispara?
- Posso usar Smart Send em follow-ups urgentes?
Por que meu e-mail fica em "Pending" ou "Scheduled" em vez de "Sent"?
Resposta: Isso indica que o Smart Send está calculando o melhor horário para envio com base em metadados do contato. Verifique a janela de envio do Workflow (Settings) — se estiver muito restrita, o e-mail pode ficar agendado até encontrar um horário compatível. Também confirme que há dados históricos suficientes para o Smart Send tomar uma decisão.
A opção AI Generate Workflow não aparece — o que fazer?
Resposta: Confirme se sua conta possui créditos de IA e se os recursos de IA Generativa estão habilitados em Settings > Labs ou Account Settings. Se for conta de agência, verifique permissões da subconta.
O que fazer se o trigger por tag não dispara?
Resposta: Verifique que a tag usada é exatamente igual à definida no Trigger (sensível a maiúsculas/minúsculas). Confirme também que o contato foi realmente marcado com a tag e que o contato foi salvo após a alteração.
Posso usar Smart Send em follow-ups urgentes?
Resposta: Para mensagens urgentes, não é recomendado usar Smart Send, pois ele pode adiar o envio para o momento de maior probabilidade de abertura. Se a comunicação é crítica e imediata, dispare normalmente sem otimização; caso queira maximizar engajamento mesmo no follow-up, avalie o trade-off.
